09.09
Unknown
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
oleh:
M. Ricky Sofian Hasibuan
140521023
Manajemen Ekstensi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
Salah satu resiko dari
pengembangan bisnis adalah peningkatan kualitas perangkat lunak.Jika Anda
memilih kuda yang salah, Anda mungkin menungganginya ke arah yang salah.
Mengoreksi pilihan Anda mungkin berarti mnghapus pilihan peningkatan yang
pertama, tetapi kemudian proses pengaturan dalam mencari perangkat lunak yang
lebih baik untuk perusahaan Anda. Itulah yang terjadi pada Wolf Peak
International di Layton,Utah, yang merancang dan memproduksi kacamata untuk
keamanan, olahraga, berkendara, dan industri mode. Didirikan pada tahun 1998,
secara pribadi mendirikan perusahaan kecil menengah (UKM) yang juga
berspesialisasi pada produksi untuk luar negeri, pembelian, pengimporan, dan
pelayanan distribusi promosi.
Wolf Peak memilih
salah satu dari beberapa paket perangkat lunak akuntansi yang dipromosikan
untuk UKM yang sedang tumbuh.Pada saat Schwab bergabung dengan perusahaan,
paket tersebut telah terpasang selama enam bulan, mengikuti periode
implementasi yang berakhir dalam satu tahun penuh.”Kesulitan terbesar bagi
pengguna QuickBooks adalah untuk berpindah dari pengguna antarmuka yang sangat
mudah dan kemampuan untuk mencari informasi dengan mudah ke sesuatu yang lebih
canggih, aman, sistem akuntansi berorientasi pengelompokkan yang bisa menjai
masalah untuk mengeluarkan datanya,” menurut catatan Schwab.”Perusahaan pun
membayar uang yang banyak untuk memiliki sistem ini, tetapi tidak seorang pun
yang tahu bagaimana menggunakannya dan mengekstrak data keuangan atau
operasional yang di gunakan untuk membuat keputusan bisnis yang penting.
Muncul masalah
lainnya.Menggembangkan laporan yang dapat digunkan lagi merupakan hal yang
sulit, memakan waktu, dan mahal.Perusahan membayar konsultan TI untuk
mengembangkan laporan untuk kebutuhan spesifik, beberapa yang masih belum
dikirimkan, berbulan-bulan setelah mereka ditugaskan. Pelaporan khusus juga
sama rumitnya. Selanjutnya, riwayat tahunan perusahaan di QuickBooks tidak
dapat diubah ke dalam paket akuntansi yang baru.
Situasi seperti ini
menciptakan masalah yang serius.Terbiasa untuk menjaga biaya pada operasi
perusahaan.Daems sadar bahwa dia tidak bisa mendapatkan informasi yang
diinginkan.”Dia menjadi sangat jemu yang pada akhirnya mendatangi saya dan
berkata siap mencoba alternatif perangkat lunak SAP yang pernah dia dengar
sebelumnya,”kenang Schwab.”Dia tidak siap untuk membelinya meskipun dia telah
menghabiskan banyak uang dalam paket akuntansi baru.
Satu tahun setelah
Wolf Peak berubah keperangkat lunak akuntansi, Schwab memanggil kantor
JourneyTEAM, mitra layanan SAP , dan meminta konsultan perangkat lunak mereka
untuk menunjukkan rangkaian perangkat lunak SAP Business One. SAP Bussines One
merupakan paket rancangan perangkat lunak manajemen bisnis yang terintegrasi secara
spesifik untuk UKM seperti Wolf Peak : Aplikasinya mengotomasikan operasi
penting termasuk,penjualan, keuangan, pembelian, persediaan, dan pabrikasi
serta menyampaikan secara akurat, pandangan termutakhir dari bisnis. Ia relatif
cukup terjangkau menjanjikan pengembalian investasi yang cepat, dan
kesederhanaannya dimaksudkan agar pengguna memiliki lingkungan intuitif yang
konsisten, dimana mereka dapat belajar dengan cepat dan digunakan dengan
efektif.
Implementasi dari
Bussiness One butuh beberapa minggu dari hari presentasi penjualan awal.”Kami
mengimplementasi SAP Business One selama periode sibuk kami di tahun ini tanpa
gangguan,” catat Schwab.” Ini lebih baik dari yang saya harapkan, khususnya
migrasi dan konversi ke Business One. JourneyTEAM melakukan pekerjaan hebat
dengan mendapatkan seluruh catatan lama yang diubah tanpa masalah sama sekali.
Kami memenuhi tenggat pada 30 juni dan migrasi selam akhir pekan panjang yang
berhasil tanpa insiden.
Wolf Peak telah
memperluas penggunaan SAP Business One ke area lainnya. Perusahaan telah
menerapkan perangkat lunak tersebut di manajemen pergudangan, yang memudahkan
Wolf Peak mengelola persediaan, piutang, pengantaran ke gudang, pengapalan dan
seluruh aspek lain yang menjadi tugas pergudangan. Persadiaan adalah slah satu
aset terbesar perusahaan, dan harus di kelola dengan baik.
Manajemen Wolf Peak
juga telah mulai untuk menggunakan manajemen hubungan pelanggan (customer
relationship management-CRM) yang berfungsi dengan Business One untuk membantu
dengan mengumpulkan piutang.Rencana perusshssn adalah untuk memperluas
penggunaan perangkat lunak untuk membangun dan melacak peluang penjualan
juga.Tiga bulan setelah pemasangan, Wolf Peak cukup senang dengan keputusannya
untuk menjalankan perangkat lunak SAP Business One.”Laporan yang biasanya
dikerjakan selama berbulan-bulan-hanya jika kami bisa mendapatkan
semuanya-sekarang bisa dikerjakan dalam hitungan menit,” kata Schwab.
Kurang nyata, namun
tidak kalah manfaat pentingnya adalah semangat baru yang diberikan Business One
kepada manajemen.”Aset terbesar perusahaan yang belum dimanfaatkan adalah
informasi keuangannya sendiri,” kata Schwab. SAP Business One menciptakan
lingkungan dimana pembuat keputusan mendapatkan informasi yang mereka inginkan
berbasis tepat waktu, dalam sebuah format yang dapat mereka gunakan. Ini sangat
hebat atas apa yang terjadi ketika manajemen mulai melihat apa yang sebenarnya
terjadi di dalam perusahaan. Business One memberikan informasi yang berguna
untuk membantu dalam membuat keputusan bisnis yang tepat-dan itulah yang
menjadi dasarnya.Inilah alat manajemen perusahaan.”
1. Pertanyaan :
“Masalah apa yang terjadi ketika Wolf Peak meningkatkan
kualitas dari QuickBooks ke paket perangkat lunak yang
baru? Bagaimana caranya untuk menghindari masalah ini?”
Pada
saat Wolf Peak mencoba meningkatkan dukungan sistem informasi dengan
menggantikan QuickBooks ke paket software akuntansi baru yang memang
dipromosikan untuk meningkatkan kinerja UKM, manajemen Wolf Peak percaya pada
kemampuan software tersebut berdasarkan informasi dari tim konsultan software
baru. Namun karena pada saat upgrading tersebut
terjadi tidak ada pejabat atau staf keuangan Wolf Peak yang dapat
dilibatkan untuk memberikan masukan dan ikut menguji kemampuan dan
adaptabilitas software tersebut pada proses bisnis Wolf Peak, maka keputusan
manajemen untuk menerima instalasi software baru tersebut menjadi suatu
kegagalan. Software akuntansi yang baru tidak dapat memberikan data
informasi bisnis yang diharapkan oleh top manajemen, sehingga
keputusan-keputusan yang akan diambil juga terhambat.
Perubahan
paling sulit dihadapi oleh para pengguna QuickBooks yang userfriendly dan
mudah digunakan untuk menggali informasi, dengan beralih ke sistem yang lebih
kompleks dan lebih ketat pengamanannya, ternyata malah sulit untuk mendapatkan
data dan informasi. Sampai enam bulan setelah Wolf Peak berinvestasi
untuk menginstalasi paket software akuntansi yang terbaru, manajemen masih
belum bisa memperoleh data dan informasi keuangan mau pun operasional yang
dibutuhkan untuk membuat keputusan-keputusan bisnis.
Bahkan masalah masih ditambah dengan tidak bisa
terciptanya bentuk laporan yang informatif, walau pun Wolf Peak sudah
mempekerjakan sebuah tim konsultan IT. Bahkan walau pun sudah berbulan-bulan
mengerjakannya, tim tersebut masih belum mampu menghasilkan satu bentuk laporan
yang bermanfaat. Lebih buruk lagi, seluruh data historis bisnis Wolf Peak
yang ada di dalam sistem Quickbooks tidak dapat dikonversikan ke dalam sistem
software yang baru, dan hal ini merupakan hal yang sangat memprihatinkan top
manajemen Wolf Peak, karena manajemen bisa kehilangan jejak dalampengendalian
bisnisnya.
Masalah seperti yang dialami oleh Wolf Peak tersebut
sebenarnya dapat diantisipasi dan dicegah terjadinya dengan melibatkan seluruh
pakar yang dimiliki oleh perusahaan, dari berbagai bidang. Sistem atau software
harus diposisikan sebagai alat untuk membantu pembuatan keputusan. Namun
bentuk dan data seperti apa yang dibutuhkan oleh manajemen, harus ditentukan
oleh manajemen sendiri, bukan oleh alat tersebut. Pada kasus Wolf Peak, tidak
adanya staf keuangan yang dapat memberikan masukan untuk persyaratan data dan
bentuk laporan dari software yang baru, menyebabkan investasi perusahaan di
software tersebut menjadi sia-sia dan bahkan membutuhkan biaya dan tenaga serta
waktu lebih lanjut.
2. Pertanyaan : “ Apa
yang Dibuktikan oleh Bussiness One untuk menjadi pilihan yang lebih baik untuk
manajemen Wolf Peak dibandingkan dengan perangkat lunak yang baru? Berikan beberapa
contoh untuk mengilustrasikan jawaban Anda.”
SAP Business One adalah software manajemen yang disainnya
dikembangkan khusus untuk aplikasi pada bisnis UKM. Merupakan paket
terintegrasi, software ini dapat memproses informasi dari penjualan, keuangan,
pengadaan, persediaan dan produksi, serta dapat menyajikannya dalam bentuk
laporan yang mudah dibaca dan menggambarkan kondisi bisnis dengan jelas.
Kelebihan SAP Business One adalah invetasinya terjangkau
dan pengembaliannya cepat. Kemudahan penggunaan menyebabkan pengguna dapat
memakai dan memanfaatkan sistem ini dengan efisien. Sebelum diinstal, manajemen
Wolf Peak sudah mengumpulkan daftar kebutuhan kemampuan sistem yang diminta
oleh berbagai karyawan dari berbagai departemen. Tim dari JourneyTEAM yang
mendemonstrasikan SAP Business One mampu memenuhi semua permintaan tersebut dan
bahkan menerbitkan lima laporan sebagai tambahan informasi. Dengan software
sebelumnya, selama berbulan-bulan informasi yang sama belum dapat dikeluarkan,
walau pun sudah dikeluarkan biaya tambahan beberapa ribu dollar lagi. Dengan
proses oleh SAP Business One, pekerjaan tersebut dilakukan dalam waktu singkat.
Implementasi dari SAP business One hanya butuh 7 minggu
mulai dari presentasi awal. Implementasi yang dilakukan pada masa paling sibuk,
ternyata tidak menyebabkan gangguan sedikit pun. Konversi data lama ke dalam
SAP Business One sitem juga mudah dilakukan, tanpa masalah sama sekali.
SAP Business One dilengkapi dengan alat analisa
danpelaporan keuangan yang disebut XL Reporter yang bekerja menggunakan
Microsoft Excel untuk memudahkan akses segera ke dalam data operasional dan
keuangan, seperti data neraca, piutang, hutang, penjualan, pengadaan dan
persediaan. Sebagai contoh, pencatatan piutang dengan klasifikasi tertentu,
dapat dilakukan dengan mudah, baik berdasarkan umur piutang, berdasarkan
pelanggan atau berdasarkan jumlah piutang. Dan semuanya tanpa menggunakan kertas.
Untuk pembayaran komisi, Wolf Peak membutuhkan pelaporan
yang rumit, seperti cek pembayaran komisi pada tenaga penjual tertentu, yang
masing-masing juga memperoleh laporan komisi yang sama. SAP Business One dapat
melakukan prosesnya dengan cepat.
Aplikasi SAP Business One pada bidang inventory juga
memberikan hasil yang memuaskan. Manajemen dapat mengendalikan persediaan,
penerimaan dan pengeluaran gudang, dan berbagai tugas pergudangan lainnya.
Karena persediaan merupakan salah satu asset terbesar perusahaan, maka
pengendalian inventory secara baik adalah suatu keharusan. Laporan dari
software ini menghasilkan gambaran aktivitas pada setiap item inventory yang
sedang berlangsung, setiap saat.
Manajemen
Wolf Peak juga telah mengembangkan fungsi customer relationship
management (CRM) untuk membantu pengembalian piutang. Bahkan
direncanakan pemanfaatan software untuk mengembangkan peluang penjualan juga.
Hanya dalam tempo 3 bulan, manajemen Wolf Peak sangat puas pada keputusannya
untuk menginstalasi software SAP Business One.
3. Pertanyaann : “ Perlukah
sebagian usaha kecil menengah menggunakan perangkat lunak bisnis terintegrasi
seperti SAP Bussiness One daripada akuntansi khusus dan paket perangkat lunak
bisnis lainnya? Ya atau tidak, mengapa? “
Satu
dekade yang lalu, UKM memanfaatkan komputer sebagai perkakas, namun
sekarang sudah lebih dimanfaatkan sebagai media komunikasi. Fakta
menunjukkan bahwa terjadi peningkatan perdagangan elektronik ( e-commerce )
oleh UKM. Teknologi Informasi memungkinkan terjadinya e-commerce antara
pemasok dan pelanggan.
UKM
dengan segala keterbatasannya dibandingkan dengan perusahaan besar, sebaiknya
menggunakan paket software yang sudah terintegrasi dibandingkan
dengan menggunakan paket-paket software yang terspesialisasi (akunting,
inventory, pengadaan, dan lain-lain, secara terpisah).
IT dapat memberikan manfaat kepada UKM sebagai berikut :
1. Memperbaiki
produktivitas dan kinerja
2. Pengawasan internal
operasi yang lebih besar
3. Penerapan cara-cara
baru dalam pengelolaan usaha
4. Nilai tambah pada
produk/jasa
5. Membuka akses pasar
yang jauh
Namun ada kendala umum yang terjadi pada UKM pada saat
penerapan IT di perusahaannya, dan yang paling besar selain masalah biaya
adalah tidak adanya tenaga spesialis IT dan mahalnya rekrutmen untuk itu.
Hal
itulah yang menjadi pertimbangan bahwa software untuk UKM haruslah memiliki
persyaratan dasar user friendly, mudah digunakan dan dipahami,
dan terintegrasi sehingga dengan input data yang sama, dapat dihasilkan
laporan dari berbagai aspek manajerial, sesuai kebutuhan manajemen. Dengan
sistem yang sudah integrated, manajemen UKM tidak akan kesulitan
mengkonversi data dan mengulang input data pada software lainnya, apalagi
dengan keterbatasan adanya tenaga IT.
0 komentar :
Posting Komentar